Kép forrása: Wikipedia Commons
Gyakran A3-nak hívjuk azt a problémamegoldó folyamatot ami összefoglalja a PDCA lépéseit mindössze egy oldalon. Gondolom sokan emlékeznek arra, hogy a TQC-ben ezt "QC storyline" koncepciónak hívják. Sok QC történet mérete A0 méretű tábla, aminek nyomós oka van. Az idő múlásával ahogy eszközöket kerestem az ún. A3 koncepció tanítására, egyre jobban elkötelezett híve lettem az A1-nek.
A lap méreteit jelölő A0, A1, A2, A3, A4 stb. számozások a lap nagyságára, méreteire utal. A fenti kép bemutatja a pontos összefüggéseket. Tulajdonképen az A1 és A3 szemlélet ugyanaz. A kulcspont a méretbeli különbség. Itt van néhány előnye az A1 méretű megjelenítésnek az A3-al szemben:
Gyorsaság. Hiszed van egy nem sokak számára egy A3 méretű papírt sem egyszerű szerezni. Amint megvan az A3 papír, gyakran azt választjuk, hogy kinyomtatunk egy formanyomtatványt, amit majd igyekszünk kitölteni ahelyett hogy egyszerűen elkezdenénk rajzolni rá. Ahhoz hogy ki tudjuk nyomtatni A3 méretben a dokumentumot, a nyomtatónak is alkalmasnak kell lennie erre. Ez persze nem nagy kihívás, de mégis sok időt vesz el tőlünk az előkészület. Ha van egy plottered ki tudnád nyomtatni A0 vagy A1 méretben, de NE tedd!. Használj fehér táblát A1 méretben. A flipchart is megfelelő lehet, viszont a fehér tábla lehetőséget ad nekünk a gyors módosításra, törlésre. Vegyél gyorsan egy törölhető filcet és kezd a bal felső sarokban a rajzolást, dokumentálást. Nagyon egyszerű!
Csapatmunka. Az A1 méret lehetőséget ada arra, hogy egyszerre 4-5 kolléga is körbe tudja állni a táblát, kérdezzen és együttműködjön a problémamegoldó folyamat egészében. Az A3 méret korlátai között van, hogy 1-2 kolléga láthatja, közelről, kinyomtatva. Természetesen tudunk több példányt nyomtatni, de az mind veszteség. Másik lehetőség, hogy egy táblázatba behelyezzük, majd kivetítjük egy projektor segítségével, de az "túlzott megmunkálás".
Folyamatosság. Semmi sem fogható egy projektor zúgó ventilátorának hangjához, ami ahhoz vezet hogy az A3-on dolgozó kollégák elalszanak a monoton zaj miatt. Az A1 méret arra ösztönöz minket, hogy felálljunk a kényelmes székünkből, felkapcsoljuk a villanyt és írjunk egy nagy táblára. Egyáltalán nem megerőltető, mozgásra késztet minket. Segít a vérkeringés és gondolkodás gyorsításában.
Párbeszéd. Az A3 folyamat lelke az író és a vezető közötti együttműködés. Ez mutatja meg a csoportvezető és a csapattagok együttműködését, a problémák megoldásainak megfogalmazását,illetve a kaizen vezetőjének tehetségét ahogy a csapattagokból egyre több jó ötletet tud elhozni kérdéseivel, ahelyett hogy a válaszokat mondaná meg. Az A3 problémamegoldó folyamatban igen jó kommunikációra van szükség. Ennek irányítására a fehér tábla használata sokkal hatékonyabba ahelyette hogy egy A3 méretű papíron próbálna a csapat dolgozni. Van egy üzenete a fehér táblának: "írjál rám", a kinyomtatott papír "olvass el". Az A1 méretű problémamegoldó szemléletű fehér tábla megmutatja a feladatok lebontását, akár egy hoshin kanri átütő fejlesztés támogatására, de kis problémák vizualizációjára is tökéletes, lehetőséget ad a csapattagoknak hogy filcet ragadjanak és odaírják ötleteiket, véleményüket, elindítva, a párbeszédet.
Vizualitás. A méretbeli különbség mutatja a vizualitást, a jobb áttekinthetőséget is amikor egy problémamegoldó dokumentumon dolgoztok. Az A1 méret négyszer nagyobb mint az A3. Igen nagy. El tudod olvasni az iroda másik sarkából is. A trükk az hogy négyszer nagyobb betűket kell írnod mint az A3 nyomtatványban tetted volna, hisz csak így lesz jól látható. További előny, hogy a kollégák tudnak írni, rajzolni, kreativitásukat használni. Használhatsz színeket. A "stand up" meetingek sokkal hatékonyabbak lesznek a tábla körül
Úgy hallottam, hogy a Toyota az A3 méretről átváltott az A4 méretre, amit valószínű a költségcsökkentések miatt tettek meg, hisz fele akkora méretű. Talán fele annyi idő alatt oldják meg a problémákat is. Ki tudja. Legközelebb, ha lehetőséged lesz tanítani, vagy kipróbálni az A3 problémamegoldó szemléletet, használj fehér táblát a papír helyett. Én csak javasolni tudom az A1 méret használatát az A3 helyett.
Eredeti cikk: http://www.gembapantarei.com/2009/12/the_advantages_of_a1_thinking_over_a3_thinking_1.html
