Gondolom sokan jöttünk már ki olyan megbeszélésrõl, amirõl azt gondoltuk:
- "Ennek nem volt sok értelme!"
- "Ezek most mirõl beszéltek?"
- "Én úgy tudtam nem is errõl lesz szó..."
- "Nem készültem fel eléggé, össze kell hívni még egyszer."
- "Szokás szerint megint fél órát csúsztunk..."
- "Miért nem tud pontos lenni mindenki?"
#1 Kezdjük idõben, legyünk ott idõben. Ez mindenkire vonatkozik.
#2 Legyen letisztázott cél. Egyértelmûen kiválasztva, megfogalmazva, kikommunikálva. Megválaszolva a következõ kérdéseket: Kinek kell részt venni? Mennyi ideig fog tartani? Kinek mit kell elõkészíteni, elvégezni? Milyen feladatok vannak addig?
#3 Készüljünk fel. Legyen "Agenda", terv a megbeszélés témáira. Tudja mindenki, mikor fog kezdõdni, mikor lesz vége, és hova kell menni, miben számítunk az Õ segítségére, véleményére, tapasztalatára.
#4 Vegyünk részt. Ha elmegyünk egy megbeszélésre, legyünk valóban részesei a csapatnak, ne csak "legyünk ott egy órát". Adjunk hangot véleményünknek, javaslatunknak, vagy akár problémánknak.
#5 Egyértelmû kommunikáció. Ne csak szavakkal kommunikáljunk, rajzoljuk le, hozzunk példákat, mutassuk be, legyünk benne biztosak, hogy a résztvevõk megértették felvetésünket.
#6 Oldjunk meg problémákat. Általában a megbeszélések problémamegoldásról szólnak. Ne csak beszélgessünk, legyünk tárgyilagosak, egyértelmûek, a probléma megoldását tartsuk szem elõtt.
#7 Gyakoroljuk a genchi gembutsu-t. Lehetõség szerint tartsuk a megbeszélést a "téma tárgyának" közelében. A gyártósziget mellett, a gép körül, ... a megfelelõen kiválasztott helyszín lehetõséget ad a forráshoz elmenni, megnézni, megérteni, azonnali intézkedéseket hozni.
#8 Idõben végezzünk. Ha vége a megbeszélésnek, foglaljuk össze, beszéljük meg a feladatokat, felelõsöket, határidõket. Zárjuk le, vagy ha szükség van még idõre, beszéljünk meg egy újabb idõpontot. Legyen kerete a megbeszélésnek.
#9 Elõzzük meg a 3 legrosszabb dolgot, amit egy megbeszélésen elkövethetünk:
1. Találkozunk és nem megbeszélünk.
2. Megbeszélünk, de nem döntünk.
3. Döntünk, de nem cselekszünk.
Ez a 9 szabály betartásával valóban hatékony, gyors megbeszéléseket tudunk szervezni, tartani.
