Bevezetés
Szerintem erre témakörre való koncentrálás egy kincsesbányát rejt a jövőre nézve. Induljunk ki a gyökerektől. A gyártás mérnöki irodájának leanesítése kifejezetten egy olyan téma, amelyet a vezetőség kifejezetten támogat.

Hogy miért? Képzeljünk el egy olyan gyárat ahol a lean eszközök gyártási területen már kielégítően működnek és a vezetők büszkén vázolják fel ezt a más gyárakból érkező vendég szakembereknek gyártásuk bemutatására szóló körbevezető körútjukon. Körútjuk folyamán elsétálnak néhány iroda mellet, ahol a következő képet látják: papírhegyek, rendezetlen íróasztalok, rengeteg haszontalan dolog az irodában asztalok alatt és felett egyaránt stb. azaz a vezető által prezentált egész gyárra kiterjedő profi képre egyértelműen negatív benyomást bélyegez.

Ilyenkor esetleg megeshet, hogy a vendégek kérkedve néznek a vezetőre és akár kérdőre is vonják a őt a látott irodák állapota után. Ezután a vezető egyértelműen belátja, hogy ezen a téren támadható a cég profizmusra irányuló imázsa. Igen, szerintem ez egy olyan helyzet amelytől a vezetők joggal tarthatnak egy olyan gyárban ahol a lean gondolkodást még az irodákban nem alakult ki.

Lean office bevezetésének kezdeti lépései:

1. Dolgozzunk ki az irodák leanesítésére vonatkozó időtervet. Több iroda esetén az irodákba való bevezetés sorrendjét. Elkészítjük a iroda rendjére és működésére vonatkozó szabványokat és erről szóló oktatási anyagot.

2. Fontos lépés: oktatást kell tartani az iroda használóinak arról miként fogjuk leanesíteni az irodájukat és megfogalmazzuk az elvárásokat. Itt általában provokatív kérdéseket kapunk a tanult emberektől, amelyek általában inkább csak az ellenállás hangjai, hiszen ki ne akarna egy rendezett környezetben dolgozni. Itt szükségünk lesz egy profi, higgadt, a témát érvekkel alátámasztó előadóra.

3. Szervezzünk egy több órát magában foglaló workshopot, amely alatt az iroda használói megvalósítják a már előző lépésben prezentált elvárásokat természetesen a témát képviselő lean szakember helyszíni támogatásával. Néhányat említve: 5S és annak fenntartására irányuló rendszer, irodaszerek vonatkozó fogyasztás alapú rendszer, szabványok az íróasztal rendezettségére vonatkozóan, min-max jelölés egyes fogyó irodaszereknél, point of use szemlélet a tárgyak elhelyezés tekintetében.

4. A kialakított lean irodának a fenntartására irányuló audit rendszert vezessünk be. Az audit rendszer működtetésében javasolt az iroda használóinak bevonása. Ezek után természetesen fűzhetném tovább a gondolatokat az Értékáram elemzés hasznosságát fejtegetve.

Összegzés

Ezen lépések bevezetésével egy stabil alapot képezhetünk az iroda rendezettségének kialakításában és fenntartásában és ezzel a bevezetőben tárgyalt egyszerű hétköznapi esetet könnyen megelőzhetjük.