Elsőre furcsát fogok mondani: egy dolgozói ötletrendszer kialakítása során minden résztvevőt érdekelté kell tenni, hogy támogassa, működtesse, fejlessze.

Egy dolgozói ötlet kidolgozásában, bíráslásában, megvalósításában számtalan kolléga, vezető vehet részt. Ezért kell nagyon körültekintően, bevonással kialakítani a legjobb megoldást.

Természetesen ez nem megy elsőre. Mi is először még papír alapon képzeltük el az adminisztrálást. Így lett A4, 1 oldal, 2 oldal, A3 két oldal,... ami rögtön kiderült már az első héten, hogy papíron nem megy. Központi hálózaton lévő adatbázis kell.

Ezt sem szabad rögtön elbonyolítani. Mi excellel kezdtük és még most is az van, igaz már elég komplex, de mégis átlátható mindenki számára.

Érdekelté kell tenni, ezt akartam kiemelni ebben a bejegyzésben:

- felső vezetés, ügyvezető - meg kell győzni arról, hogy ez megtérül úgy mint időben és pénzben is. Egyszerű lesz a kérdése: "mennyibe kerül és mennyit hoz?" Sajnos itt sincs az a varázsgömb amit ezt megmondaná. Viszont igen jó érveket lehet felsorakoztatni. 

Ahogy Istvánék is tették, kicsiben kell kezdeni. kipróbálni, megnézni a reakciókat, az ötletek milyenségét. Továbbra sem szabad elfelejteni,, először ellenállás lesz kimondva-kimondatlanul. Ezeket le kell győzni, tovább kell lendülni.

- termelés vezetés - talán őket kell a legkevésbé meggyőzni, hisz tudják, hogy minden megoldott problémával könnyebb lesz a munka, gyorsabb, egyszerűbb, kevesebb költség. Itt a felmerülő kérdések, hogy ki fogja ezeket bevezetni? Kinek lesz a feladata? A tapasztalat az, hogy dedikált emberek kellenek akik ezeket a mini-projekteket végig viszik A-Z-ig. Bevonják a megfelelő kollégákat, vezetőket, specialistákat. 

- kollégák - velük sokat kell beszélgetni. Nem fognak benne hinni "ezerszer mondtam már", "nem lesz megvalósítva, minek mondjam",... itt fontos a megfelelő kommunikáció, jégtörés, pozitív szemlélet.

El kell indulni, nem szabad feladni, ez a titok. Az eredmények fognak jönni. Ezeket fel kell mutatni, nevesíteni az ötletadóhoz, megvalósítóhoz, így az erkölcsi elismerés is motiválja a rendszert.

Nem  szeretném kimondani, de a legjobb motiváló eszköz mégis a pénz. Nem pont, nem ajándéktárgy, nem utazás, hanem amit a boltban a kollégák be tudnak váltani. 

Ehhez szükséges a pénzügyet, HR-t meggyőzni. Nehéz lesz első időben, de számszerűsíteni kell. Ha látható a költségek csökkenése a "számlákon", akkor már (talán) könnyebben adnak jutalmat a kollégáknak. Ez sem aranyszabály, hisz van policy, tulajdonos,... és lehet hogy meg van kötve a vezetés keze.

Akkor más motivációs eszközöket kell kitalálni (uszoda bérlet, kondi bérlet,...) amit el lehet számolni és illeszkedik a ktg modellbe.

Újabb kulcspont: minden dolgozói ötlet legyen jutalmazva! Nem csak a legjobbak, nem csak a legértékesebbek. 

"Mi a jobb? 1000 kis ölet, vagy 1 nagy?"

Ha mindenki kap jutalmat, akkor rengeteg ötlet fog jönni, de ha csak a legjobbak, akkor az lehet hogy nem fog előjönni.

Ha érdekel titeket a téma, osszátok meg véleményeteket a Hozzászólásokban!

Kaptam néhány kérdést Istvántól az ötletrendszerekkel kapcsolatban.

Nem állítom, hogy amit kialakítottunk az mindenhol működhet, de nálunk működik ;-)

Eredmény: nincs még két éve, hogy indítottuk és közel 2500 javaslat érkezett (850 fős autóipari cég). Bevezetési arány 75%.

Milyen buktatók voltak?

Legfontosabb a teljes bevonás. Úgy kell a rendszert kialakítani, hogy azt a folyamatban részt vevő összes kolléga, vezető átlássa, elfogadja, támogassa. Talán ez az első és legfontosabb mérföldkő! Sok munka, egyeztetés. Mi a régi dolgozói rendszer SWOT elemzésével kezdtük. Előnyök-hátrányok-lehetőségek-gátak. Ez alapján kezdett el kialakulni 3 hónap alatt az új folyamat. Egy hónap próba majd éles indulás. Rögtön hozzáteszem, hogy a két év alatt rengeteget alakult, 5.2 verziónál tartunk, azaz itt is rugalmas folyamatos fejlődés.

Motivációs lehetőségek: pontrendszer, gyűjteni, beváltani, ajándéktárgyak, céges logos termékek, év végi jutalom, év végi kirándulás,... számtalan lehetőség van. Mindegyiknek van előnye és hátránya. Rövid távon motivál, vagy folyamatosan.

Az év végi jutalom, kirándulás, ajándéktárgyat azért vetettük el, mert év közben nincs meg az igazi motivációja. Év végén nagy valószínűséggel csak az első 10-20 kap valamit, így a többi beadó már csalódott. Ez nem jó.

Így a javasolt motiváció, hogy minden beadott és elfogadott ötlet egy jelképes összeggel legyen jutalmazva. Hogy mekkora az rajtatok múlik, a vezetésen, felső vezetésen, lehetőségeken.

Itt a kulcspont, hogy mennyire tudjátok számszerűsíteni a fejlesztéseket (Activity Based Costing).

Nagyon fontos, hogy ez a jelképes jutalom minél hamarabb, néhány nap-hét után legyen átadva (legkésőbb következő hónapban), így adva visszajelzést a beadónak. Ezt nagyra értékeli mindenki.

Döntés után elindul a megvalósítási folyamat. Itt jön a következő buktató: ha nincs dedikált megvalósító csapat. Ekkor a megvalósítás nagyon hosszú idő lesz, mert ez mindenkinek egy extra feladat. Itt jöhet a Lean csapat, aki összefogja a megvalósítási folyamatot. Projektként kell kezelni az összes javaslatot.

Megvalósítás után jöhet az értékelés. Ez ismét rajtatok múlik. Mit tud elfogadni a felső vezetés, hogyan tudja támogatni a rendszer motivációját. A kulcspont, hogy ez ne legyen "gyűjtögetős", majd év végén kifizetős, hanem megvalósítás után azonnali (legkésőbb következő hónapban). Így arra is van ösztönözve a beadó, hogy a megvalósítást is támogassa, segítse, vagy akár aktívan részt vegyen benne. Érdekelté kell tenni a javaslat megoldásának kidolgozásában és megvalósításában.

Még egy kulcspont: közvetlen kommunikáció. A dolgozói ötletrendszer felelőse folyamatosan legyen kapcsolatban az ötletadókkal, adjon visszajelzést a státuszról. Erre egy újabb eszköz a vizuális tábla, vagy a hálózati könyvtár ahol minden ötlet státusza elérhető egy adatbázisban. (Excel)

És egy utolsó buktató: kitartás! Nem szabad feladni. Lesznek negatív vélemények, élmények, ellenállók, "szabotőrök", .. . mert ez változás, változáskezelés. Az idő, és a fejlesztések eredményei meghozzák a sikert. Bizonyítani kell sokat, együtt, csapatban, közösen. Először 5 támogató lesz, majd 10,20,50,... ha jól csinálod, akkor létszámtól függően néhány év és a teljes közösség.

Sok sikert!

Ma lezártuk az előző hónapot. Kicsit megcsúszott az engedélyeztetés, de kész. Előző hónapban újra több mint 100 javaslat lett elfogadva és elindítva, a megvalósultakat pedig több százezer forinttal értékeltük és jutalmaztuk.

A bejegyzés címe ezen a megbeszélésen jutott eszembe. Néztük a listákat és azon tűnődtem, hogy nem is kell magunknak feladatlistákat készítenünk, keresni fejlesztési lehetőségeket, már jönnek maguktól.
Az ok amiért ezek az ötletlisták "különlegesek", mert termelési kollégáink adják, így nem kérdés, hogy értékesek e.  Valóban azzal tudunk foglalkozni, ami segíti munkájukat, körülményeket fejlesztik, új kihívások teljesítésében segítik őket, feltételeket teremtik meg.

Attól még messze vagyunk, hogy ez a szemlélet a hétköznapok szerves része legyen, de már ott tartunk, hogy a kollégák azért adnak be ötleteket, mert tudják hogy lesz a feladatnak felelőse, aki végigviszi tüzen-vizen át.