Kaptam néhány kérdést Istvántól az ötletrendszerekkel kapcsolatban.
Nem állítom, hogy amit kialakítottunk az mindenhol működhet, de nálunk működik ;-)
Eredmény: nincs még két éve, hogy indítottuk és közel 2500 javaslat érkezett (850 fős autóipari cég). Bevezetési arány 75%.
Milyen buktatók voltak?
Legfontosabb a teljes bevonás. Úgy kell a rendszert kialakítani, hogy azt a folyamatban részt vevő összes kolléga, vezető átlássa, elfogadja, támogassa. Talán ez az első és legfontosabb mérföldkő! Sok munka, egyeztetés. Mi a régi dolgozói rendszer SWOT elemzésével kezdtük. Előnyök-hátrányok-lehetőségek-gátak. Ez alapján kezdett el kialakulni 3 hónap alatt az új folyamat. Egy hónap próba majd éles indulás. Rögtön hozzáteszem, hogy a két év alatt rengeteget alakult, 5.2 verziónál tartunk, azaz itt is rugalmas folyamatos fejlődés.
Motivációs lehetőségek: pontrendszer, gyűjteni, beváltani, ajándéktárgyak, céges logos termékek, év végi jutalom, év végi kirándulás,... számtalan lehetőség van. Mindegyiknek van előnye és hátránya. Rövid távon motivál, vagy folyamatosan.
Az év végi jutalom, kirándulás, ajándéktárgyat azért vetettük el, mert év közben nincs meg az igazi motivációja. Év végén nagy valószínűséggel csak az első 10-20 kap valamit, így a többi beadó már csalódott. Ez nem jó.
Így a javasolt motiváció, hogy minden beadott és elfogadott ötlet egy jelképes összeggel legyen jutalmazva. Hogy mekkora az rajtatok múlik, a vezetésen, felső vezetésen, lehetőségeken.
Itt a kulcspont, hogy mennyire tudjátok számszerűsíteni a fejlesztéseket (Activity Based Costing).
Nagyon fontos, hogy ez a jelképes jutalom minél hamarabb, néhány nap-hét után legyen átadva (legkésőbb következő hónapban), így adva visszajelzést a beadónak. Ezt nagyra értékeli mindenki.
Döntés után elindul a megvalósítási folyamat. Itt jön a következő buktató: ha nincs dedikált megvalósító csapat. Ekkor a megvalósítás nagyon hosszú idő lesz, mert ez mindenkinek egy extra feladat. Itt jöhet a Lean csapat, aki összefogja a megvalósítási folyamatot. Projektként kell kezelni az összes javaslatot.
Megvalósítás után jöhet az értékelés. Ez ismét rajtatok múlik. Mit tud elfogadni a felső vezetés, hogyan tudja támogatni a rendszer motivációját. A kulcspont, hogy ez ne legyen "gyűjtögetős", majd év végén kifizetős, hanem megvalósítás után azonnali (legkésőbb következő hónapban). Így arra is van ösztönözve a beadó, hogy a megvalósítást is támogassa, segítse, vagy akár aktívan részt vegyen benne. Érdekelté kell tenni a javaslat megoldásának kidolgozásában és megvalósításában.
Még egy kulcspont: közvetlen kommunikáció. A dolgozói ötletrendszer felelőse folyamatosan legyen kapcsolatban az ötletadókkal, adjon visszajelzést a státuszról. Erre egy újabb eszköz a vizuális tábla, vagy a hálózati könyvtár ahol minden ötlet státusza elérhető egy adatbázisban. (Excel)
És egy utolsó buktató: kitartás! Nem szabad feladni. Lesznek negatív vélemények, élmények, ellenállók, "szabotőrök", .. . mert ez változás, változáskezelés. Az idő, és a fejlesztések eredményei meghozzák a sikert. Bizonyítani kell sokat, együtt, csapatban, közösen. Először 5 támogató lesz, majd 10,20,50,... ha jól csinálod, akkor létszámtól függően néhány év és a teljes közösség.
Sok sikert!
